個人情報保護法が完全施行され、名簿に対する考え方にも変化が生じています。
名簿制作における個人情報の適正な取扱いについて下記の内容をご参考にしてください。

平成17年4月1日に個人情報保護法が完全施行され、名簿の目的外利用の禁止やデータの安全管理が義務づけられることとなりました。そして、同窓会事務局など名簿データを管理する立場としては、今まで以上にデータの管理責任が明確化しております。 　また、個人が友人情報を年賀状ソフトなどパソコンで管理するようになり、名簿の販売実数も低下しています。今後、個人情報保護の観点からも名簿については、発刊を見合わせる同窓会が増加すると考えられます。 　しかしながら、個人情報保護法は個人情報を安全かつ国際的にも流通促進させるための法律であり、義務づけられたルールさえ、守っていれば今までどおり名簿は発刊できます。

最近の個人情報漏洩事故は、ほとんどが人為的な原因によるものです。その多くは、従業者の故意によるデータの持ち出しや横流し、または、うっかりミスによるデータの紛失や破壊などです。会員データという大切な個人情報に係わる、すべての人をいかにマネージメントするかが安全対策の重要なポイントといえます。

名簿制作を行う場合、かならず印刷会社や宅配業者などへ業務委託を行います。このとき、業者の選択や契約内容について、これまで以上に注意が必要です。金額的な契約条件だけにとらわれず、個人情報の安全対策など契約業者の選定基準を確認する必要があります。主なチェックポイントは下記のとおりです。 ● 委託業者の経営者ならびに社員の個人情報保護に対する意識や教育レベルの高さを確認しましょう。担当営業など窓口になっている委託業者の社員に簡単な質問をするだけでも意識や教育レベルの高さがすぐに確認できます。 ● プライバシーマークやISMSなどの付与認証を受けているかどうかは最も信頼のおける確認方法です。 ● 漏洩事故等に対応できるだけの会社規模かどうかも重要ですし、経営に不安が無いかどうかも確認すべき重要なポイントです。過去に倒産した名簿専門会社から大量の会員データが広告会社などへ売買された事例もあります。 ● 契約については正式な契約書の締結が重要です。決して口約束だけで会員データの提供を行うことはやめましょう。 契約内容におけるチェックポイントは下記のとおりです。 ■ 再委託があるのか、再委託時の事前報告が契約に明示されているのか、それら再委託先への監督責任についても明示されているのか。 ■ 提供する会員データについて、加工・改ざん・複写・複製・破壊の禁止が明示されているか。 ■ 従業者の教育ならびに事故時の責任について委託業者の責任範囲が明確にされているか。現状の法律では従業者を起因責任とする事故における損害賠償は事前の契約条項が無い場合、委託業者の監督責任となりますが、契約内容にも明確に委託業者の監督責任と補償について明示しておくことが望ましいと考えられます。 ■ 漏洩事故など発覚時の報告義務の徹底を明示しているか。事故発覚から対策までの対応スピードが遅いと事故後の損害が拡大します。 ■ 委託業者の責任範囲や契約期間の明確化が重要です。特にデータ管理については契約完了後も守秘義務ならびに漏洩責任を継続する明示が必要です。

以上は契約締結における重要条項ですが、その他にも安全管理措置として、経済産業省のガイドラインなどを参考にして、契約書を締結してください。

印刷会社等へデータ入稿する際は名簿制作に必要のない情報や機微情報は渡さないようにします。たとえば、学籍簿での入稿を行う場合は原本ではなくコピーを入稿して、その中には成績や本籍情報などを絶対に混入しないようにします。 　また、学校から卒業生データを取得して、印刷会社へ委託する場合、学校が取得しているデータは本人の同意がなければ同窓会などの第三者への提供はできませんのでご注意ください。 　委託業者への会員データの受渡しは、手渡しを基本として、FAXは受取り確認を行い、メール等でのデータ入稿は暗号化を行います。また、すべての会員データや情報については提供時に個人情報の授受管理票を発行して、受渡しの責任について明確化します。もちろん、校正段階や制作途中でのデータや情報の受渡しについても授受管理票を発行するなど記録に残すようにします。

名簿完成後、最新のデータベースが出来上がります。たとえば、私学の同窓会では卒業生への寄付活動の協力要請、就職支援、ご子息・ご子女の入学促進など学校の発展のために会員データを使用する場合などがあります。このような使い方が事前に解っている場合、住所確認調査を行い、名簿購入の希望を確認する際に名簿以外の利用目的について会員へ具体的な文書内容によって案内する必要があります。この際、調査ハガキの返信等で会員本人が名簿への掲載やその他の２次利用について、同意の意志があるかどうかについて確認が取れるようにします。また、ハガキを戻さない会員の対応としては戻らない場合は同意したものと見なす旨の告知も行い、その代わり意志の変更に対応できるようホームページや窓口をもうけ同意項目の変更がいつでもできるように具体的な対応方法を併せて案内します。 　利用については本人の同意に係わらず、下記の場合は例外としてデータの使用が法律で認められています。しかしながらこの内容についても調査書の中で告知しておくことが望ましいと考えられます。以下が例外適用となります。 ・ 法令に基づく場合 ・ 人の生命･財産保護のために必要と判断できる場合 ・ 公衆衛生 ・ 法定代理人の同意がある場合（本人が成人前で法定代理人がいる場合） 　また、名簿の場合、協賛広告主へ見本提供として名簿が贈呈される場合、この行為についても会員へその内容を具体的に告知しておくことも忘れてはなりません。 　調査については、調査ハガキからの漏洩事故も多くの事例があるため、隠蔽シール付きや隠蔽ハガキを使用して実施します。 　ハガキの返送先は基本的には会員の安心感も増すので、学校の事務局とすることが良いでしょう。

調査を委託する印刷会社の社名を告知することやその委託業者が必要に応じて再委託する場合についても告知する必要があります。この場合、再委託先までは通達する必要はありませんが、委託業者や保管機関も含め、すべて同等の安全対策を推進することを会員へ約束します。

個人情報保護法施行により、会員本人は自分自身のデータ内容について、開示請求権を持ち、訂正や利用の停止を求める事ができます。この受付窓口についてはできる限り会員本人の利便性を考慮して、具体的な受付時間や電話番号、申請方法などを告知する必要があります。この受付窓口にはクレーマーと称される者の問合せもあると考えられますので、法律の知識がある程度必要となります。不明確な答えを避け、時間がかかっても正確な回答を行いましょう。そのために受付シートのような記録簿を作成して対応することも重要です。 　また、いたずらも含め「なりすまし」対策もルール化して対応する事が望ましいでしょう。

（名簿制作についてその他の注意点は以下のとおりです。） ● 電話確認調査は必要です。電話による名簿や広告協力の押し売りは問題がある行為ですが、電話確認を必要とする場合もあります。たとえば、名簿への掲載は拒否しますが、引き続き同窓会の通信（会報等の発送など）については受け取りたい場合など、ハガキへの指示だけでは判断できないものもあります。 ● 電話による情報提供は曖昧な場合があります。確認ミスが起こらないように、電話確認後、その後にハガキや封書などで文書による確認を行います。 ● 物故者情報については、情報の信憑性をはかり、同姓同名者の誤った物故者登録にならないように細心の注意が必要です。 ● 名簿の流出は会員の安易な管理から生まれる場合もあります。たとえば、名簿購入者が前回名簿を焼却処理や断裁処理を行わずゴミ出しした際に悪徳業者へ渡る場合などがその一例です。対策として同窓会事務局は裏表紙などに個人情報保護の取扱い義務を告知します。 ● 名簿の発送については、最近では冊子小包やメール便で会員への配送も可能です。しかしながら、受領印の取れる宅配便を使用することをお勧めします。受け取り確認を行うことで配送時の漏洩対策が行えます。

名簿が発刊されたのちは個人情報保護法に則り、データの安全管理、データ内容の正確性の確保、お問合せ窓口の設置、開示･訂正･利用の停止についての申請方法をホームページで告知するなど、引き続きの運営管理が必要です。 　以上、名簿制作における注意点をまとめました。 　弊社ではここまでご説明した、すべての文書フォーマットの提供やデータの管理ならびに受付代行サービスなど名簿制作ノウハウの提供を行っております。 　下記の制作工程が弊社の一般的なものです。

※その他、ご相談には無料で対応させていただきますので、お気軽にお声掛けください。
貴同窓会の課題をぜひ弊社にご相談ください。

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