景気の悪化が長期化する中で離職率はさらに拡大しており、業績の影響による人事異動も以前にも増して多くなっています。そんな環境の中、わざわざ同窓会へ住所変更届を提出される会員の方は少ないと思います。最近では年間1回ペースの同窓会における郵送物について宛先不明で返送されてくるものが発送数の10%以上になるケースも多く、個人情報保護法の観点から見ても対策が必要です。 郵送物の宛先不明についてはいくつかのパターンがあります。まず、第1にご本人が住所異動をされていなくても郵送物が届かないケースです。これは区画整理などのメンテナンスが放置され、旧住所での対応期間を越えてしまった場合やマンション名など第2住所といわれる内容に不備がある場合です。最近ではセキュリティなどから表札を上げない方も増えており、集合住宅では部屋番号まで正確に記入しないと郵送物は返送されます。これらの対策としては、出来るだけこまめにメンテナンスを行い、官報情報などから積極的にデータ修正していくことです。第2にご本人が移動されたケースです。この場合、郵便物は1年間転送されますがメール便などは転送されません。このため、集合住宅などの場合、メール便などは新しく入居した方へ誤送されるトラブルも多いようです。いずれにしろ、郵便についても1年間の転送可能な期間がありますが、宛先不明で戻ったときにはすでに引越し等が行われてから1年以上経過している場合もあります。 このように基本的には1年以内に郵送物による住所調査を行い、宛先不明で戻った対象者には電話等で住所調査することが重要です。近隣への引越しでは電話番号の変更が無い場合も多く、追跡調査が可能です。
