周年記念式典は周年記念事業の集大成ともいえる事業です。学校関係者はもちろん、卒業生ならびに地域の皆様に対して、これまでの実績と将来への発展を伝承する大切な機会となります。まずは、式典で何を伝えたいか、伝えたい対象は誰なのか、どのような方法が効果的な演出なのかも含め検討する必要があります。最近では映像機器も発達し、ビデオはもちろんコンピュータグラフィックや音響を効果的に使用したオープニング演出なども多く見られるようになりました。会場選びについても式典や懇親会（パーティ）を目的にする場合はホテルなどを選ぶ場合も多くなりましたが、大学などでは学内施設で式典を行うことで、卒業生のご子息･ご子女の入試に向けた、事前見学を兼ねているものも一般的になりました。また、式典の演出として、講演会などがありますが、文化人などの講演と共にその学校が目指す教育テーマに併せて、パネルディスカッションを行うなど広く社会に門戸を開いた教育機関としてのイメージ作りに役立てることも可能です。 式典をスムーズに行うために準備すべきことはたくさんあります。案内状の送付時には分かりやすい会場地図を同封する必要がありますし、車での出席についての可否はもちろん式典という性質上、お祝いや祝花などへの対応ルールや配慮が必要になります。当日は主要な駅から会場までのご案内やトイレ等の確保も重要です。式次第にも学校の歴史や沿革を理解いただける内容が必要ですし、校歌などを斉唱する場合には校歌の歌詞カードも印刷しておくことが望ましいと思われます。パーティでは料理や飲み物の確認はもちろん、スピーチもあまり長くならないようにし、数人がご挨拶いただく場合には挨拶のテーマを事前に調整して、重複しないようにしておくことも重要です。司会についてはできるだけプロに任せることで、スムーズな運営が可能となります。また、式典出席の手土産は手荷物として出席者が邪魔にならない形状のものが良く、記念の名入れなどもあまり大きすぎないように利用者の立場に立った記念品提供を行います。 最後に式典終了後のお礼状はすみやかにお送りする必要がありますし、当日の写真を同封するなどの心配りはうれしいものです。記録についてもビデオ撮影やインターネット向けのデジタル写真撮影など数名のスタッフで担当して、できるだけ早く、公開して出席できなかった方々へのご案内としましょう。
